目前市面上出售的邮件类存档工具，林林总总加起来超过了30余种，购买一个软件产品并不难，但是，要挑选出最符合自身企业需求的软件产品，可就不是件简单的事情了，里面的学问可大了。让我们一起来听听来自于加州洛斯阿尔托斯市Contoural存储咨询公司的资深顾问们提出的建议吧。
第一步，不要急着评估市面上现有的邮件类存档软件产品。首先，应该健全企业内部的管理策略，划清不同部门的职责，明确电子邮件存档管理工作究竟由哪个部门或哪位职员负责。在许多公司中，存档电子邮件信息的管理这一块仍然属于“三不管”的灰色区域，从电子邮件部门、文件管理部门、存储管理部门、系统管理部门，到任何与IT系统沾点儿边的部门，似乎都得负起点责任，但是，它又没有被明确地划入某个部门的职责范围内。
第二步，根据企业的实际需求来评估软件产品的关键性能。所谓关键性能，主要从以下几个方面来考虑：
·围绕着电子邮件信息的存档和检索管理，制定合适的策略和规则；
·搜索电子邮件（包括附件在内）的内容，并根据其业务重要性加以分类；
·尽可能选择可与企业的邮件服务器相兼容的存档工具，以免干扰服务器的性能；
·可管理异构系统（如台式电脑和笔记本电脑）的邮件存档数据，可追踪存储资源增长数据并生成符合审核员要求的图表文字报告。